En GRAND HOTEL GUAYAQUIL CIA. LTDA., reconocemos la importancia de la privacidad y nos comprometemos a proteger los datos personales de nuestros huéspedes, clientes y visitantes. Esta política es el medio que informa cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información personal que se nos proporciona, de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (Quinto Suplemento N° 459) (en adelante referida como la “LOPD”) relativo a la protección de las personas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales. De esta manera, le informamos al público general:

1. Introducción

La presente política de tratamiento de datos personales de GRAND HOTEL GUAYAQUIL CIA. LTDA., en adelante “GHG”) tiene la finalidad de informar al público general la manera en la que GHG trata datos personales de sus clientes, huéspedes o usuarios.

2. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento es GHG, la información que identifica al responsable del tratamiento es la siguiente:

Razón Social: GRAND HOTEL GUAYAQUIL Cia. Ltda.

R.U.C.: 0990196842001

Domicilio Social: 1615 Boyacá entre, Diez de Agosto &, Guayaquil 090307

Representante legal: Stefano Piroli

RUC: 1716405897001

3. ¿A quién va dirigida la Política?

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se encuentra dirigida a:

A. Visitantes

B. Clientes

C. Huéspedes

D. Empleados

E. Proveedores y Contratistas.

F. Encargados de la Información.

G. Cualquier titular de la información, ya sea actuando en su nombre, o como representante legal que con ocasión a las actividades que se encuentre vinculado con el Hotel.

4. ¿Qué datos personales tratamos en GHG?

Con ocasión de su relación con GHG se pueden tratar las siguientes categorías de datos personales:

● Datos identificativos, de contacto de huéspedes y clientes (puede incluir tratamiento de menores

de edad).

● Datos transaccionales, económicos, financieros y de seguros (pagos, ingresos, transferencias,

adeudos).

● Datos de video, imagen, y voz (sistema de videovigilancia).

● Datos de geolocalización.

● Intereses y preferencias frente a la prestación de los diferentes servicios que ofrece GHG.

● Datos de solicitud: información proporcionada por los titulares de datos en relación con solicitudes o reservas.

Además, en ciertos casos, al realizar inscripciones vía web, se pueden recopilar datos de navegación, como la dirección IP y variables necesarias para mantener la sesión de navegación mediante el uso de cookies.

5. ¿Con qué finalidad tratamos los datos personales en GHG?

En cada GHG, tratamos sus datos personales para alcanzar las finalidades de cada base de datos, que se detallan a continuación:

i. En relación con todos los datos personales de nuestros titulares:

● Efectuar el registro de las personas y bienes que ingresan y salen del Hotel

● Garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en el Hotel.

● Dar cumplimiento al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, así como los Protocolos de Bioseguridad.

● Gestión de incidentes.

● Establecer canales de comunicación para efectos de actividades relacionadas con la administración del Hotel.

● Contactar al Titular a través de los canales señalados para dichos fines, con el fin del desarrollo contractual.

● Dar cumplimiento a los deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.

Controlar el acceso a las áreas y zonas comunes del Hotel.

● Realizar actividades de videovigilancia al interior y en las zonas perimetrales del Hotel.

● Gestión de actividades relacionadas con Marketing, promociones, concursos y eventos.

● Compartir la información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras.

ii. En relación con los datos personales de nuestros clientes y huéspedes:

● Gestión de reservas y registro de huéspedes y clientes.

● Gestión de pagos y facturación de servicios de GHG.

● Atención y gestión de solicitudes, consultas y reclamaciones.

● Gestión de programas de fidelización de clientes y ofertas personalizadas.

● Envío de información y publicidad sobre promociones, eventos y servicios del Hotel.

● Análisis de preferencias y hábitos de consumo de los clientes para mejorar la calidad de los servicios.

● Análisis de la eficacia de las estrategias de marketing y mejora continua de los servicios ofrecidos.

● Cumplimiento de obligaciones legales y fiscales.

● Protección de la seguridad y privacidad.

● Control de acceso y seguridad en las instalaciones.

● Gestión de servicios de terceros contratados (por ejemplo, servicios de transporte o turísticos).

● Atención de emergencias médicas y situaciones de riesgo para la salud.

● Gestión de las relaciones con proveedores y prestadores de servicios externos.

● Realización de estudios de mercado y análisis de la competencia.

En relación con los datos personales de empleados, colaboradores y/o contratistas

● Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.

● Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de la Compañía, tales cómo nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

● Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social, así como a compañías aseguradoras.

● Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

● Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

● Planificar actividades empresariales;

● Para verificar antecedentes laborales, profesionales, comerciales y cualquier referencia que concierna a su idoneidad profesional y comercial.

● La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.

● Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.

iv. En relación con contratistas, proveedores, terceros y aliados comerciales

● Creación, actualización y selección de Proveedores.

● Solicitar cotizaciones y evaluación de propuestas.

Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de la Compañía y procesar sus pagos;

● Conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial de los Titulares.

● Gestión de actividades relacionadas con la operación, mantenimiento y protección física de los Hoteles.

6. ¿Qué ocurre si el titular no entrega sus datos personales en el marco de su relación con

alguno de los Hoteles?

Los datos identificativos, así como los demás datos de contacto y cualesquiera otros que puedan ser exigidos por la normativa aplicable, es obligatorio declararlos y la negativa a suministrarlos podría suponer la imposibilidad de acceder al servicio, o la formalización de un contrato. Los restantes datos que se solicitan son voluntarios, por lo que el hecho de no facilitarlos no impedirá el establecimiento de la relación contractual.

7. ¿Qué ocurre si el titular no entrega sus datos personales en el marco de su relación con GHG?

Los datos identificativos pertenecientes al huésped/cliente, así como los demás datos de contacto y cualesquiera otros que puedan ser exigidos por la normativa aplicable, es obligatorio declararlos y la negativa a suministrarlos podría suponer la imposibilidad de acceder al servicio. Los restantes datos que se solicitan son voluntarios, por lo que el hecho de no facilitarlos no impedirá el establecimiento de la relación contractual.

8. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de datos personales por parte del GHG?

FINALIDAD	LEGITIMACIÓN
Gestión de Reserva y registro	Ejecución de un contrato
Servicios de recepción y estancia en el hotel	Ejecución de un contrato
Gestión de pagos y facturación de servicios	Ejecución de un contrato
Atención y gestión de solicitudes, consultas y reclamaciones	Interés legítimo
Envío de información y publicidad sobre promociones, eventos y servicios del hotel	Consentimiento
Análisis de preferencias y hábitos de consumo para mejorar la calidad de los servicios	Interés legítimo
Gestión de programas de fidelización de clientes y ofertas personalizadas	Consentimiento
Análisis de la eficacia de las estrategias de marketing y mejora continua de los servicios ofrecidos	Interés legítimo
Cumplimiento de obligaciones legales y fiscales	Cumplimiento de una obligación legal
Protección de la seguridad y privacidad	Interés legítimo
Control de acceso y seguridad en las instalaciones del hotel	Interés legítimo
Gestión de terceros contratados por el hotel (por ejemplo, servicios de transporte o turísticos)	Ejecución de un contrato
Atención de emergencias médicas y situaciones de riesgo para la salud	Interés vital
Gestión de las relaciones con proveedores y prestadores de servicios externos	Ejecución de un contrato
Realización de estudios de mercado y análisis de la competencia	Interés legítimo

9. ¿Por cuánto tiempo conservará del GHG los datos personales?

En general los datos personales a los que se tenga acceso se tratarán el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recabados. Tras ello, GHG conservará los datos personales cuando los mismos dejen de ser pertinentes para los fines recabados, debidamente bloqueados, cuando existe obligación legal para su custodia.

10. ¿A qué destinatarios se comunicarán los datos personales?

En general, todos los datos personales recopilados por GHG podrán ser tratados directamente por GHG o por empresas integradas, adheridas o que tienen vínculos con GHG. De esta manera, podemos compartir su información con terceros. Estos terceros pueden ser empresas afiliadas o integradas en nuestra organización, así como otras entidades relacionadas con el sector en el que operamos. El propósito de compartir esta información es garantizar la prestación adecuada de nuestros servicios.

Es posible que algunos de estos terceros estén ubicados fuera del territorio de Ecuador, incluso en países que pueden no ofrecer un nivel de protección de datos equivalente al de Ecuador. Sin embargo, nos aseguraremos de que cualquier transferencia de datos cumpla con las leyes y regulaciones aplicables para garantizar la seguridad y protección de la información.

Es importante destacar que sólo compartiremos su información con terceros cuando sea necesario para cumplir con nuestros compromisos contractuales, proteger nuestros intereses legítimos o cumplir con las obligaciones legales.

Para facilitar los viajes, es posible que sea necesario revelar y procesar datos personales con fines de inmigración, control fronterizo, seguridad y antiterrorismo, u otros propósitos determinados apropiados por las autoridades gubernamentales en los puntos de partida y/o destino. Algunos países requieren que se proporcionen los datos del pasajero con antelación para permitirle viajar. En cumplimiento de la ley o si estamos legalmente autorizados, podemos compartir los datos personales mínimos necesarios con otras autoridades.

11. Menores De Edad

Los servicios ofrecidos por GHG no están dirigidos a niños, niñas y adolescentes. Así, GHG sólo tratará datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando estos sean proporcionados por los colaboradores, en virtud de su vinculación laboral; o sean proporcionados deliberadamente por los representantes legales de los niños, niñas y/o adolescentes. Lo anterior, de conformidad con el artículo 21 de la LOPD, y cuando el

tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

– Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas o adolescentes.

– Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

– Que cumpla con los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad para el tratamiento

Cumplidos los anteriores requisitos, GHG solicitará al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, considerar su opinión, la cual deberá que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto y verificará que quien actúe como representante del niño,niña o adolescente tenga esa calidad legalmente. El menor deberá ser escuchado previo a otorgar cualquier consentimiento.

En todos los casos es facultativa la entrega de cualquier información relacionada con el menor; sin embargo, esta será tratada, siempre y cuando sea necesaria para dar cumplimiento al objeto social de GHG o los servicios prestados por este.

GHG y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el tratamiento de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normas legales y reglamentarias.

12. Medidas De Seguridad

GHG está comprometido con el correcto Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos y archivos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, vulnerar, modificar, divulgar o destruir la información que allí reposa; para lo cual se han adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a las Bases de Datos y archivos de GHG, a través del Manual de Políticas y Procedimientos Internos para la Protección de Datos Personales y el Manual de Seguridad de la Información.

13. Video Vigilancia

GHG cuenta con sistemas de videovigilancia con el fin de salvaguardar la seguridad e integridad tanto de sus clientes y huéspedes, como de su personal y de terceros que tengan cualquier tipo de relación con GHG. En virtud de lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, GHG informa a los titulares que se encuentran en una zona de videovigilancia, a través de señales o avisos distintivos en las zonas monitoreadas, principalmente en las zonas de ingreso.

14. ¿GHG usa cookies para el tratamiento de Datos Personales?

En aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros socios, clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los titulares cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales. La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del Titular.

15. ¿Cuáles son los derechos de los titulares frente al tratamiento de sus datos personales?

Tiene derecho a obtener confirmación de si estamos tratando o no sus datos personales y, en tal caso, acceder a los mismos. Puede igualmente solicitar que sus datos sean rectificados cuando sean inexactos o a que se completen los datos que sean incompletos, así como solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

En determinadas circunstancias, podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos. En tal caso, sólo trataremos los datos afectados para el ejercicio o la defensa de reclamaciones o con miras a la protección de los derechos de otras personas. En determinadas condiciones y por motivos relacionados con su situación particular, podrá igualmente oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, dejaremos de tratar los datos salvo por motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre sus intereses o derechos y libertades, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Así mismo y bajo ciertas condiciones podrá solicitar la portabilidad de sus datos para que sean transmitidos a otro responsable del tratamiento. Además, podrá revocar el consentimiento que hubiese prestado para determinadas finalidades (por ejemplo, en las comunicaciones comerciales), sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.

Para ejercer sus derechos puede dirigirse a GHG enviando comunicación al correo electrónico pdp@grandhotelguayaquil, en ambos casos, con la referencia o asunto adjuntando fotocopia de su documento de identidad o pasaporte en vigor, e indicar el derecho que desea ejercer y las razones que sustentan dicha solicitud. GHG responderá a la solicitud en un plazo máximo de quince (15) días a partir de la recepción de esta. Por su parte, los requerimientos serán atendidos en un plazo máximo de diez (10) días. El titular también tiene la posibilidad de presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.

16. Vigencia Y Cambios

La presente política es aprobada el día 21/11/2023, fecha a partir de la cual es aplicable. Será publicada en la página web grandhotelguayaquil.com y en las instalaciones físicas de GHG, ubicadas en las áreas de recepción y cafetería. GHG se reserva el derecho de implementar la Política de Tratamiento de la Información Personal en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en los correos corporativos y en el sitio web.